MAGIC出展体験談~設営・撤収編~

本日は展示会設営・撤収です!

ブース到着後、びっくりすることが多々あると思います。理由は、ブースが完成していない・・サンプルが届いていない・・などなど、問題が多発します。むしろ、全て上手くいっている方が驚きです。

以前出展した展示会では、カーペットがまだ貼られていなかったり、250kgの大きな大きなサンプルが行方不明になっていたり、コンセントがセットされていなかったりと、例をあげれば数え切れないほどの問題が発生しました。

しかし、ここで焦ってはいけません。焦っても問題は解決しないのです。何か問題が起こった時は、とにかく出展者サービスセンターへ行きましょう!ほとんど全ての問題を解決してくれます。。。が、いつも長蛇の列なので、足腰の弱い方には行かせないで下さい。


1)空き箱の処理
問題無くサンプルも到着していた場合、サンプルのディプレイを開始します。そこで、空き箱が出るので、もし帰りも同じ箱を使う場合は、全て一緒に束ねてブースの外にまとめて置いておきます。この時、「Empty」というシールを貼っておくことが重要です。このシールは出展者サービスセンターで貰えます。このシールを貼っておくことにより、ユニオンの人たちが、設営終了後、全て回収しに来て、倉庫に保管してくれます。シールを貼らないと、ゴミだと思って捨てられてしまうので注意しましょう。

2)設営終了後
設営終了後や、展示会終了した時は、ブースをカバーするものが必要になります。布や、ラップなどでカバーして、人が入れないようにしましょう。展示会の時に何か盗まれたと聞いたことはありませんが、念のためセキュリティーはきちんとしておいた方が良いです。

3)撤収
最終日、展示会が終了するとユニオンの人達が、設営のときに「Empty」シールを貼った空き箱をブースまで持ってきてくれます。ただ、順番待ちなので、いつ届くかは明確ではありません。とにかく待ちましょう。これは全てのことに言えますが、とにかく、忍耐強く待つことが大切です。しかし、カーペットも、コンセントも、サンプルも、周りのブースがセットされているのに、自分のところだけ無い場合は、出展者センターへ行って確認してみて下さい。オーダーの入れ忘れや、書類が未提出だったため、設置されていないという可能性もあります。

4)発送
使い終わったサンプルの発送手続きは、出展者サービスセンターで行ないます。箱数と、大体の重さをセンターの人に伝えると、必要な書類を全て作ってくれます。自分がいつも使っている運送業者を使用する場合、その運送業者の人とピックアップのアレンジを別に行ないます。業者がピックアップする際、これも順番待ちとなるので、トラックの運転手さんが待つ場合があります。これは、別途「待ち時間」として、時間毎に請求されてしまいますが、どうしても避けられないことです。殆どが1~2時間程度なので、多額な請求をされることはありません。




次回は、展示会当日について、お話します。お楽しみに~☆

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